TRAINING EDMS ELECTRONIC DATA MANAGEMENT SYSTEM
PELATIHAN EDMS
PENGERTIAN EDMS
Electronic Document Management System (EDMS) adalah suatu sistem yang dirancang untuk mengelola, menyimpan, dan mengakses dokumen secara elektronik. Pentingnya mengikuti EDMS terletak pada efisiensi dan efektivitas dalam pengelolaan informasi. Dengan menggunakan EDMS, perusahaan atau organisasi dapat mengurangi penggunaan kertas, menghemat ruang penyimpanan fisik, dan meningkatkan aksesibilitas dokumen. Sistem ini memungkinkan pencarian cepat dan mudah, meminimalkan risiko kehilangan atau rusaknya dokumen, serta memastikan keamanan dan keberlanjutan informasi. Selain itu, EDMS dapat meningkatkan kolaborasi antar tim, mempercepat proses bisnis, dan membantu perusahaan mematuhi peraturan dan kebijakan keamanan data. Dengan demikian, mengadopsi EDMS menjadi langkah strategis untuk meningkatkan produktivitas, keamanan, dan responsibilitas organisasi dalam era digital ini.
TUJUAN DAN MANFAAT EDMS
Tujuan dan Manfaat Mengikuti Electronic Document Management System (EDMS):
Tujuan:
- Efisiensi Pengelolaan Dokumen: Mempermudah pengelolaan, penyimpanan, dan pengaksesan dokumen secara elektronik.
- Pengurangan Penggunaan Kertas: Minimalkan penggunaan kertas dengan beralih ke format digital, mendukung inisiatif ramah lingkungan.
- Peningkatan Kecepatan Pencarian: Meningkatkan efisiensi dengan memungkinkan pencarian dokumen secara cepat dan tepat.
- Peningkatan Kolaborasi: Memfasilitasi kolaborasi tim dengan memungkinkan akses bersama dan pengeditan dokumen secara simultan.
- Keamanan Informasi: Menjamin keamanan data dan dokumen dengan kontrol akses yang ketat serta audit trail.
- Pematuhan Regulasi: Memastikan perusahaan mematuhi standar keamanan dan regulasi terkait pengelolaan dokumen.
- Optimalisasi Proses Bisnis: Mendukung perbaikan proses bisnis dengan otomatisasi tugas dan alur kerja.
- Pengelolaan Arsip yang Efektif: Mengelola siklus hidup dokumen dengan lebih baik, termasuk pembuangan aman sesuai kebijakan perusahaan.
Manfaat:
- Penyimpanan Fisik yang Berkurang: Mengurangi kebutuhan akan ruang penyimpanan fisik untuk arsip dokumen.
- Peningkatan Produktivitas: Meningkatkan efisiensi kerja dan produktivitas karyawan dengan akses cepat dan mudah ke dokumen yang diperlukan.
- Pencegahan Kehilangan Dokumen: Mengurangi risiko kehilangan atau rusaknya dokumen fisik.
- Fleksibilitas Kerja: Memberikan fleksibilitas dalam bekerja secara remote dan mengakses dokumen dari mana saja.
- Penghematan Biaya: Mengurangi biaya pengadaan dan penyimpanan kertas, serta biaya terkait pemeliharaan fisik dokumen.
- Peningkatan Akurasi dan Keandalan: Menjamin akurasi dan keandalan data dengan kontrol versi dan jejak audit.
- Resilien IT: Meningkatkan ketahanan sistem terhadap kejadian tak terduga, seperti kebakaran atau bencana alam.
- Peningkatan Pelayanan Pelanggan: Memungkinkan pelayanan pelanggan yang lebih cepat dan responsif karena akses cepat ke informasi yang diperlukan.
MATERI EDMS
I. Pendahuluan
- Pengenalan EDMS
- Definisi dan konsep dasar
- Sejarah perkembangan EDMS
II. Manfaat dan Tujuan
- Manfaat Mengikuti EDMS
- Efisiensi operasional
- Penghematan biaya
- Keamanan informasi
- Kolaborasi yang lebih baik
- Kepatuhan regulasi
- Tujuan Pelatihan
- Memahami konsep dasar EDMS
- Mampu mengelola dan menyimpan dokumen secara elektronik
- Mengoptimalkan penggunaan EDMS untuk efisiensi kerja
III. Komponen EDMS
- Sistem Manajemen Dokumen (DMS)
- Fungsi dan fitur
- Klasifikasi dokumen
- Sistem Manajemen Rekaman (RMS)
- Pentingnya manajemen rekaman
- Siklus hidup rekaman
- Keamanan dan Hak Akses
- Pengaturan hak akses
- Proteksi data
IV. Implementasi EDMS
- Evaluasi Kebutuhan
- Analisis kebutuhan organisasi
- Identifikasi proses bisnis yang dapat ditingkatkan
- Pemilihan dan Pengenalan Sistem EDMS
- Proses pemilihan vendor
- Implementasi dan migrasi data
V. Pelatihan Pengguna
- Penyusunan program pelatihan
- Pelatihan dasar pengguna
- Pelatihan lanjutan untuk administrator
VI. Manajemen Perubahan
- Strategi manajemen perubahan
- Komunikasi efektif
- Mendorong partisipasi karyawan
VII. Studi Kasus dan Latihan
- Analisis studi kasus implementasi EDMS
- Latihan penggunaan sistem EDMS
VIII. Evaluasi dan Pemeliharaan
- Evaluasi keberhasilan implementasi
- Peran pemeliharaan sistem EDMS
IX. Tanya Jawab dan Diskusi
Silabus ini dapat disesuaikan dengan kebutuhan spesifik organisasi atau peserta pelatihan. Setiap bagian dapat dijelaskan lebih rinci dengan materi dan aktivitas yang sesuai.
PESERTA PELATIHAN EDMS
- Pegawai Administrasi dan Sekretaris:
- Mempelajari cara efisien menyimpan dan mengelola dokumen elektronik untuk mendukung tugas administratif sehari-hari.
- Tim IT dan Administrator Sistem:
- Memahami konsep dan implementasi teknis dari EDMS, termasuk pemilihan, instalasi, dan pemeliharaan sistem.
- Manajer Operasional:
- Meningkatkan pemahaman tentang bagaimana EDMS dapat meningkatkan efisiensi operasional dan manajemen proses bisnis.
- Pengelola Proyek:
- Mengetahui langkah-langkah implementasi EDMS serta strategi manajemen perubahan untuk memastikan keberhasilan proyek.
- Karyawan Bagian Keuangan dan Akuntansi:
- Memahami pentingnya manajemen rekaman dalam konteks keuangan dan akuntansi, serta memastikan kepatuhan terhadap regulasi.
- Staf Legal dan Kepatuhan:
- Mengetahui cara menggunakan EDMS untuk mengelola dan menyimpan dokumen hukum, serta mematuhi regulasi terkait privasi dan keamanan.
- Karyawan yang Terlibat dalam Kolaborasi Tim:
- Meningkatkan keterampilan kolaboratif dengan menggunakan fitur-fitur EDMS yang mendukung kerja tim dan berbagi informasi.
- Manajer Proses Bisnis:
- Memahami cara mengidentifikasi dan mengintegrasikan proses bisnis ke dalam EDMS untuk meningkatkan efisiensi dan kualitas.
- Pemimpin Organisasi:
- Menilai dampak strategis dari penggunaan EDMS dalam mencapai tujuan organisasi serta memahami manfaat jangka panjang.
- Semua Karyawan yang Terlibat dalam Pengelolaan Dokumen:
- Pelatihan dasar untuk semua karyawan agar dapat menggunakan EDMS secara efektif dalam pekerjaan sehari-hari mereka.
Jadwal Training Tahun 2025
Jadwal Training ini masih bersifat Almost Running. Untuk kepastian jadwal pelatihan silahkan Anda menghubungi marketing training kami. Mohon untuk tidak memesan tiket dan juga akomodasi hotel terlebih dahulu sebelum ada kepastian jadwal dari tim kami. Kesalahan pemesanan tiket transportasi dan akomodasi training bukan menjadi tanggung jawab kami.
Januari : 16 – 17 Januari 2025
Februari : 13 – 14 Februari 2025
Maret : 5 – 6 Maret 2025
April : 24 – 25 April 2025
Mei : 21 – 22 Mei 2025
Juni : 11 – 12 Juni 2025
Juli : 16 – 17 Juli 2025
Agustus : 20 – 21 Agustus 2025
September : 17 – 18 September 2025
Oktober : 8 – 9 Oktober 2025
November : 12 – 13 November 2025
Desember : 17 – 18 Desember 2025
Investasi dan Lokasi pelatihan:
Training dan Pelatihan Pengenalan Edms Surabaya diselenggarakan di beberapa kota kota besar di Indonesia seperti Kota Yogyakarta (Hotel Ibis Malioboro dan Neo Tugu), Kota Surabaya (Hotel Ibis Center Surabaya dan Hotel Neo Surabaya), Kota Malang (Hotel Amaris Malang dan Hotel Neo Kota Malang), Kota DKI Jakarta (Hotel Amaris Kemang dan Hotel Neo Thamrin Jakarta), Kota Bandung (Pelaksanaan training diadakan di hotel Neo Dipatiukur dan Amaris Setiabudi), Provinsi Bali dilaksanakan di Hotel Ibis Kuta Bali dan Ibis Denpasar. Selain itu pelaksanaan juga diselenggarakan di kota-kota lain seperti Lombok, Palembang, Lampung, Batam, dan Juga Training di Kalimantan
Kisaran Investasi Training Pengenalan Edms Bali Rp 6.500.000,- an (**syarat dan ketentuan berlaku**)
Harga setiap kota akan berbeda serta semakin banyak peserta dalam 1 instansi yang sama pun, akan lebih murah. Untuk informasi lebih lanjut hubungi kami segera.
Catatan : Apabila perusahaan membutuhkan paket in house training, anggaran investasi pelatihan dapat menyesuaikan dengan anggaran perusahaan.
Hubungi tim marketing kami melalui WhatsApp berikut ini :
+62812-1115-1138
